Управление делопроизводства
27 сентября 2021, 09:46

Внимание!

В связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой и риском распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) рекомендуем направлять деловые (служебные) письма юридических лиц, обращения граждан и организаций, заявления о предоставлении услуг, письменные обращения и запросы депутатов, документы органов прокуратуры в администрацию города Владивостока средствами почтовой связи, а также по телекоммуникационным каналам связи.

Почтовый адрес администрации города Владивостока: Океанский пр., 20, г. Владивосток, 690091.

Электронный адрес для направления служебных писем юридических лиц, обращений и запросов депутатов, требований, представлений, предостережений, протестов, запросов прокуратуры – adminvlc@vlc.ru (максимальный размер вложений в письме не должен превышать 30 Мб).

Направить обращение главе города Владивостока или в администрацию города Владивостока в форме электронного документа можно через Интернет-приемную http://letter.vlc.ru/ru/appeal/forms/.

Для направления заявлений о предоставлении услуг необходимо перейти по ссылке http://www.vlc.ru/society/municipal-services/service-registry.  

Приём всей корреспонденции лично от граждан и организаций осуществляется по адресу: Океанский пр., д. 15/3 в следующем режиме:

Понедельник - четверг: с 9.30 до 13.00 и с 13.45 до 17.00

Пятница: с 9.30 до 13.00 и с 13.45 до 16.00.

 

Справочные телефоны для получения информации о приеме и рассмотрении:

деловых (служебных) писем юридических лиц – 261-42-21, 261-40-49, 261-42-23;

обращений граждан – 261-42-50, 265-92-38;

заявлений о предоставлении услуг – 261-44-47, 265-92-41.

Порядок приема, рассмотрения и отправки документов

Порядок приема, рассмотрения и отправки документов управлением делопроизводства установлен Инструкцией по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации города Владивостока, утвержденной постановлением администрации города Владивостока от 18.03.2019 № 1111.

В управлении делопроизводства регистрируются следующие документы:

  • правовые акты главы города и администрации города Владивостока;
  • деловые (служебные) письма юридических лиц;
  • письменные обращения и запросы депутатов;
  • требования, представления, протесты, предостережения, запросы прокуратуры;
  • претензии (требования) юридических лиц, направленные в администрацию города в рамках досудебного урегулирования спора;
  • инициативные письма администрации города Владивостока, подписанные главой города, первыми заместителями, заместителями главы администрации города;

  • ответные письма на деловые (служебные) письма юридических лиц, подписанные главой города;

  • телеграммы;

  • документы служебной переписки (докладные, служебные записки);
  • обращения граждан;
  • заявления о предоставлении услуг.

Документы регистрируются в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

При поступлении деловых (служебных) писем юридических лиц после 16 часов, как правило, датой регистрации является следующий рабочий день.

Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в автоматизированную систему.

Поступившие документы под зарегистрированными номерами проходят исполнение во всех органах администрации города.

Зарегистрированные и оформленные документы передаются на рассмотрение главе города, первым заместителям, заместителям главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей и непосредственно руководителям органов администрации в соответствии с вопросами, отнесенными к сфере их ведения.

Рассмотрение зарегистрированных документов производится, как правило, в день их поступления.

Поручение по исполнению документа фиксируется в регистрационной карточке (автор резолюции, текст поручения, фамилии исполнителей документа, назначенный срок исполнения).

Оперативный автоматизированный контроль исполнения поступающих документов служебной переписки, поручений, содержащихся в резолюциях главы города, первых заместителей, заместителей главы администрации, осуществляют управление делопроизводства и органы администрации.

Отправляемые документы передаются почтовой и электрической связью посредством использования информационно-телекоммуникационных сетей.

Срочность отправки (доставки) документа согласовывается исполнителем с руководителем, подписывающим документ.

Отправляемые документы, поступившие на регистрацию и отправку после 16 часов, как правило, оформляются следующим рабочим днем.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.

 

Нетай Анна Валерьевна
Начальник управления делопроизводства

К основным функциям начальника управления относится: организация и планирование работы управления; определение функций и задач отделов и специалистов управления; осуществление общего руководства отделами управления; определение направлений развития и совершенствования системы делопроизводства администрации города Владивостока; разработка и внедрение нормативных и методических документов по делопроизводству в администрации города Владивостока и другие. 

Крупин Юрий Васильевич
Заместитель начальника управления делопроизводства

Основными функциями заместителя начальника управления являются: обеспечение порядка работы с деловыми (служебными) письмами юридических лиц и ответами на них в администрации города с использованием автоматизированных систем делопроизводства; методическое руководство и контроль за соблюдением органами администрации установленных требований документирования и организации работы с документами в администрации города 

Мартышев Алексей Владимирович
Заместитель начальника управления делопроизводства

Среди основных функций - обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, формирования документального фонда в администрации города; координация обеспечения управления архивным делом на территории ВГО в области хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, иных муниципальных органов, муниципальных учреждений и предприятий города Владивостока; организация проведения архивно-технической обработки документов администрации города Владивостока по основной деятельности и по личному составу 

Попова Ирина Михайловна
Заместитель начальника управления делопроизводства

Основными функциями являются: организация работы по приему заявлений и выдаче результатов предоставления государственных и муниципальных услуг согласно административным регламентам; координация обеспечения взаимодействия администрации города Владивостока с многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг в части приема заявлений о предоставлении услуг 

Наименование должности

Ф.И.О.

Номер телефона

Начальник управления

Нетай Анна Валерьевна

261-42-95

Заместитель начальника управления

Крупин Юрий Васильевич

261-44-36

Заместитель начальника управления

Мартышев Алексей Владимирович

261-40-84

Заместитель начальника управления

Попова Ирина Михайловна

261-42-86

Отдел документационного обеспечения управления

Начальник отдела

Белозерова Елена Евгеньевна

265-92-77

Специалисты отдела

 

261-42-21

261-42-23

261-40-49

Архивный отдел

Начальник отдела

Терехова Светлана Владимировна

261-40-83

Отдел распорядительных документов

Начальник отдела

Мазур Екатерина Владимировна

261-40-86

Отдел по работе с обращениями граждан и организаций

Начальник отдела

Васильченко Альбина Васильевна

265-92-78

Специалисты отдела

261-42-50

265-92-38

261-44-36

Отдел по работе с заявлениями о предоставлении услуг

Начальник отдела

Воловатов Александр Викторович

265-92-37

Специалисты отдела

261-44-47

261-44-41

265-92-40

265-92-41

Отдел контроля и приема граждан

Начальник отдела

Денисенко Юлия Вячеславовна

261-44-42

Специалисты отдела

265-92-82

265-92-79

265-92-80


Структура управления делопроизводства

Цели, задачи и функции управления делопроизводства

Основными целями управления являются: обеспечение функционирования единой системы делопроизводства с использованием автоматизированной системы электронного документооборота «Дело», руководство, координация, контроль и реализация документационного обеспечения управления в администрации.

Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:

  • обеспечение единого порядка прохождения документов и операций, производимых с ними;
  • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами, организация и реализация электронного документооборота в администрации;
  • контроль исполнения документов служебной переписки, контроль за подготовкой документов администрации, передаваемых на архивное хранение, и за обеспечением их сохранности в соответствии с действующими нормативами;
  • комплектование (формирование), хранение, учет и использование документов и фондов (архивных фондов), образовавшихся и образующихся в управленческой деятельности администрации;
  • сокращение документооборота, количества форм документов;
  • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в администрации;
  • обеспечение организации работы с обращениями граждан и организаций, заявлениями о предоставлении государственных и муниципальных услуг;
  • организация личного приема граждан главой города, первыми заместителями, заместителями главы администрации, руководителями органов администрации.

В соответствии с нормами действующих правовых актов, определяющих компетенцию администрации как органа местного самоуправления, управление выполняет следующие функции:

по организационной работе:

  • обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства с использованием автоматизированной системы электронного документооборота «Дело» (совместно с управлением информационно-программного обеспечения администрации);
  • обеспечивает централизованное получение заказной (простой) корреспонденции и телеграмм администрации, отправку документов почтовой связью в установленном порядке;
  • обеспечивает централизованную регистрацию поступающих писем юридических лиц, правовых актов главы города Владивостока и администрации города Владивостока в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело» и базе данных «Правовые акты»;
  • обеспечивает оформление инициативных и ответных писем администрации города, подписанных электронной подписью (далее – ЭП) руководством администрации города Владивостока, на бумажном носителе со штампом визуализации в установленном порядке;
  • в соответствии с заключенными администрацией города Владивостока соглашениями (регламентами) обеспечивает обмен официальными электронными документами с юридическими лицами с использованием официальных адресов электронной почты, средствами межведомственного электронного документооборота;
  • обеспечивает выдачу заверенных копий находящихся на хранении правовых актов постоянного хранения по основной деятельности, распорядительных документов по личному составу сроком хранения 75 лет, 50 лет на бумажном носителе по запросам органов администрации, письменным заявлениям физических и юридических лиц;
  • обеспечивает общий контроль состояния исполнительской дисциплины в органах администрации, направляет им напоминания по неисполненным документам служебной переписки, в том числе по контрольным документам органов прокуратуры;
  • обеспечивает централизованную регистрацию поступающих в администрацию города Владивостока обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, организаций, общественных объединений, объединений граждан (далее – обращения) в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело» (далее – АСЭД «Дело»), а также контроль их исполнения;
  • обеспечивает регистрацию заявлений о предоставлении государственных и муниципальных услуг в АСЭД «Дело», а также направление, выдачу результатов предоставления государственных и муниципальных услуг в соответствии с административными регламентами предоставления государственных и муниципальных услуг;
  • составляет график личного приема граждан главой города, заместителями главы администрации и руководителями органов администрации;
  • осуществляет проведение личных приемов граждан главой города, первыми заместителями,  заместителями главы администрации;
  • осуществляет работу по приему и регистрации обращений, поступающих с нарочным, посредством почтовой связи, факсимильной связи, электронной почтой, с Интернет-приемной администрации города Владивостока, посредством портала «Сделай Приморье лучше», ГИС ЖКХ, федеральной государственной информационной системы, обеспечивающей процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершенных при предоставлении государственных и муниципальных услуг, СИР (система исполнения регламентов);
  • осуществляет работу по размещению информации о поступивших обращениях граждан и ответах на них на информационном ресурсе ССТУ.РФ;
  • обеспечивает взаимодействие администрации с МФЦ в части приема заявлений о предоставлении государственных и муниципальных услуг с нарочным, средствами VipNet, Smart-Route;
  • осуществляет прием электронных документов и отправку инициативных и ответных деловых (служебных) писем, ответов на обращения за подписью главы города, первых заместителей, заместителей главы администрации средствами межведомственного электронного документооборота в соответствии с заключенными администрацией соглашениями, регламентами.

по обеспечению единого порядка документирования и организации работы с документами:

  • оказывает методическую и практическую помощь органам администрации по вопросам документирования, организации работы с официальными документами в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело»;
  • обеспечивает контроль соблюдения единого порядка документирования и организации работы с документами в органах администрации;

по обеспечению управления архивным делом на территории Владивостокского городского округа в области хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, иных муниципальных органов, муниципальных учреждений и предприятий города Владивостока:

  • координирует деятельность органов местного самоуправления, иных муниципальных органов, муниципальных учреждений и предприятий города Владивостока по вопросам комплектования, хранения, учета и использования архивных документов и архивных фондов;
  • осуществляет контроль за подготовкой документов администрации, передаваемых на архивное хранение, и за обеспечением их сохранности в соответствии с действующими нормативами;
  • организует комплектование (формирование), хранение, учет и использование документов и фондов (архивных фондов), образовавшихся и образующихся в управленческой деятельности администрации;
  • обеспечивает сохранность и организацию учета документов управления и органов администрации, не являющихся самостоятельными источниками комплектования архивного фонда города Владивостока;
  • осуществляет общее руководство муниципальным казенным учреждением «Архив города Владивостока» (далее – МКУ «Архив города Владивостока»), обеспечивает процесс управления и первичного контроля за его деятельностью;
  • осуществляет ведомственный контроль в сфере закупок в отношении подведомственного МКУ «Архив города Владивостока»;
  • организует применение автоматизированных архивных технологий, внедрение системы автоматизированной архивной деятельности «Архивное дело», реализацию единых принципов информатизации архивного дела;
  • оказывает информационно-методическую и практическую помощь в области архивного дела МКУ «Архив города Владивостока», органам местного самоуправления, иным муниципальным органам, муниципальным учреждениям и предприятиям города Владивостока, а также физическим и юридическим лицам.

Перечень законов и иных нормативных правовых актов, определяющих полномочия, задачи и функции управления

  1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  2. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации
  3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
  4. Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг
  5. Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»
  6. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
  7. Приказ Федерального архивного агентства от 24.12.2020 № 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления»
  8. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)
  9. Муниципальный правовой акт города Владивостока от 07.03.2006 № 13-МПА «Положение о формировании и содержании муниципального архива Владивостокского городского округа»
  10. Постановление администрации города Владивостока от 18.03.2019 № 1111 «Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации города Владивостока».
  11. Постановление администрации города Владивостока от 01.07.2011 № 1800 «Об утверждении Положения об управлении делопроизводства и положений об отделах управления делопроизводства администрации города Владивостока»
  12. Постановление администрации города Владивостока от 29.11.2018 № 3263 «Об утверждении Перечня мероприятий по обеспечению сохранности, учета, комплектования и использования архивных документов по основной деятельности и по личному составу органов местного самоуправления города Владивостока, Владивостокской городской муниципальной избирательной комиссии, муниципальных учреждений и предприятий города Владивостока, общественных организаций города Владивостока на 2019-2021 годы»
  13. Постановление администрации города Владивостока от 19.11.2010 № 1397 «Об утверждении административного регламента предоставления администрацией города Владивостока муниципальной услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами), за исключением выдачи копий документов, подтверждающих право на владение землей»
  14. Постановление администрации города Владивостока от 19.11.2010 № 1398 «Об утверждении административного регламента предоставления администрацией города Владивостока муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»
  15. Постановление администрации г. Владивостока от 04.05.2011 № 1023 «Об утверждении административного регламента предоставления администрацией города Владивостока муниципальной услуги «Предоставление документов для научных и иных исследований»
  16. Постановление администрации города Владивостока от 14.07.2021 № 2887 «Об утверждении Перечня мероприятий по обеспечению сохранности, учета, комплектования и использования архивных документов по основной деятельности и по личному составу органов местного самоуправления города Владивостока, Владивостокской городской муниципальной избирательной комиссии, муниципальных учреждений и предприятий города Владивостока, общественной организации города Владивостока на 2022-2024 годы

Отчетная информация о работе управления с документами за 2020 год

В 2020 году в администрацию города Владивостока поступило 40 526 писем юридических лиц, обращений и запросов депутатов, требований, представлений, предостережений, протестов, запросов органов прокуратуры, из них: 6 755 (16,7%) – по вопросам управления муниципальной собственностью, 5 092 (12,6%) – по вопросам градостроительства и архитектуры, 4 834 (11,9%) – по вопросам благоустройства объектов города, 3 500 (8,6%) – по вопросам жилищного хозяйства, тепло-, газо- и водоснабжения, 3 249 (8%) – по вопросам соблюдения законодательства (в сферах ЖКХ, муниципальной собственности, градостроительной деятельности), 2 574 (6,4%) – по вопросам образования, 2 135 (5,3%) - по вопросам организационно-хозяйственной деятельности, 1 818 (4,5%) – по вопросам экономики, 1 504 (3,7%) – по вопросам экологии.

Издано 5 696 постановлений главы и администрации города Владивостока, из них: 2 186 (38,4%) постановлений по вопросам опеки и попечительства, 1 225 (21,5%) - по жилищным вопросам, 874 (15,3%) – по земельным вопросам.

Исполнено 483 тематических (о выдаче копий правовых актов) и социально-правовых (о выдаче справок о стаже и заработной плате) запроса физических и юридических лиц.

Муниципальные услуги

  • Административный регламент предоставления администрацией города Владивостока муниципальной услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами), за исключением выдачи копий документов, подтверждающих право на владение землей» (утвержден постановлением администрации города Владивостока от 19.11.2010 №1397)

Документы, находящиеся на хранении в управлении

  • При необходимости, для поиска документов пользователям архивной информации могут быть предоставлены оцифрованные описи дел.

Информация для работодателей

Муниципальное казенное учреждение «Архив города Владивостока»


100-летие государственной архивной службы России


Первая улица города Владивостока – из прошлого в настоящее
(обзор к 160-летию города Владивостока)

 

 

    • Структура управления делопроизводства

    • Постановление администрации города Владивостока от 19.11.2010 № 1397 «Об утверждении административного регламента предоставления администрацией города Владивостока муниципальной услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами), за исключением выдачи копий документов, подтверждающих право на владение землей»

    • Постановление администрации города Владивостока от 19.11.2010 № 1398 «Об утверждении административного регламента предоставления администрацией города Владивостока муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»

    • Постановление администрации города Владивостока от 04.05.2011 № 1023 «Об утверждении административного регламента предоставления администрацией города Владивостока муниципальной услуги «Предоставление документов для научных и иных исследований»

    • Документы, находящиеся на хранении в управлении делопроизводства

    • Информация для работодателей по обеспечению сохранности архивных документов по личному составу

  • Единая дежурная
    диспетчерская служба:
    2-222-333
  • Оперативный дежурный
    ЕДДС по вопросам
    содержания жилфонда:
    237-09-22
    237-09-20
  • «Горячая линия»
    по работе общественного
    транспорта г. Владивостока:
    2614-334
  • Диспетчерский центр
    по работе
    общественного транспорта:
    260-52-52
Contact us e-mail